وظایف بخش بایگانی

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:

1. کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
2. نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
3. تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
4. بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
5. ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
6. ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
7. شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
8. تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
9. جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
10. برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
11. جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
12. بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
13. تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها

استفاده از سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات برای افزایش راندمان کاری پیشنهاد می شود.

محل مناسب بایگانی:

اتاقهای بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است.به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پائی نتر ساختمان می باشد.

محوطه هائی که دارای مشخصات زیر م یباشند، برای بایگانی نا مناسبند:

• محیط های غیر سالم، مانند سردابهای مرطوب و محوطه های زیر شیروانی .
• محیط های خطر ناک، مانند محوطه هائی که نزدیک دیگ بخاراست.
• محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی.
• محیط های فاقد نظارت ( جهت بایگانی اسناد محرمانه).

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%d9%8a%d9%81-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%a8%d8%a7%d9%8a%da%af%d8%a7%d9%86%d9%8a/