نرمافزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

مطابق دانش نامه ویکی پدیا، اتوماسیون اداری یا همان خودکارسازی اداری به مجموعه ای از ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری گفته می شود که برای ایجاد، گردآوری، ذخیره سازی، دست کاری و ویرایش و انتشار اطلاعات سازمانی و دفاتر کاری به منظور انجام وظایف عمومی و پایه سازمانی استفاده می شود. همانطور که از تعریف استاندارد اتوماسیون اداری برمی آید دامنه این تعریف بسیار گسترده و باز است. اما آنچه ما در این نوشتار به دنبال آن هستیم تعریف دقیق تری از حوزه ابزارهای نرم افزاری اتوماسیون اداری است.

آنچه که در حال حاضر در مورد سیستم های اتوماسیون اداری مرسوم است؛ مجموعه ای از قابلیت های مختلف مدیریتی است که با استفاده از آن ها می توان عملیات مختلف مربوط به فضای کاری افراد را مدیریت و تا حدی خودکار نمود. این قابلیت ها بیشتر در ذخیره سازی داده ها، به ویژه در انتقال الکترونیکی اطلاعات مابین ذینفعان مختلف و مدیریت و طبقه بندی اطلاعات متمرکز هستند. این قابلیت های مختلف مدیریتی کمک می کنند تا بتوانیم فعالیت هایی از این دست را مدیریت و بهینه نمائیم. اما همین تعریف مرسوم هم باز چالش برانگیز است. فضای کاری تعریف مشخصی ندارد و علاوه بر این افراد مختلف بسته به نوع شغل و جایگاه، فضای کاری کاملاً متفاوتی دارند. از طرف دیگر، افراد مختلف برای مدیریت فضای کاری خود نیز سلایق متنوع و متفاوتی دارند و همین امر نیز باعث شده است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود تنوع گسترده ای پیدا نمایند و کمتر از استانداردهای یکسان استفاده نمایند. بسیاری از این سیستم ها حتی تعاریف و مفاهیم پایه متفاوتی دارند.

برای این که بتوانیم این تعریف را دقیق تر کنیم؛ بایستی فضای کاری و کارها و وظایف پایه را بیشتر روشن نمائیم. منظور ما از فضای کاری و کارهای پایه، بیشتر فضا و کارهای اصلی است که در دفاتر کاری افراد، در حوزه های ستادی سازمان و معمولاً به شکل سنتی از پشت میز کاری آن ها انجام می شود.

  شما می توانید برای تاریخ و مناسبت امروز از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

اما علاوه بر مرزهای خاکستری تعاریف در نرم افزار اتوماسیون اداری، گسترش فناوری نیز این مرزها را بیشتر توسعه داد و ابعاد جدیدی به آن اضافه نمود. برخی از آن ها در ذیل آمده است:

• شبکه های رایانه ای نه تنها در داخل سازمان ها گسترش پیدا نمود؛ بلکه با ظهور اینترنت و شبکه های گسترده، پا را از داخل سازمان فراتر گذاشته و کلیت جامعه را در بر گرفته است. به طوری که امروزه مفهوم جغرافیایی “میزکاری” آرام آرام در حال کمرنگ شدن است و هر جایی که دسترسی به شبکه وجود داشته باشد می تواند میزکاری شما باشد.
• فناوری های رایانه ای نیز گسترش زیادی پیدا کرده است و امروزه علاوه بر رایانه شخصی، لپ تاپ ها، تبلت ها و گوشی های تلفن همراه هم مانند یک رایانه شخصی به این مجموعه اضافه شده اند.
  بسیاری از فناوری های جدید در دیجیتال کردن داده ها مانند اسکنرها و یا امکانات ضبط صدا و تصویر و … نیز به کمک اتوماسیون اداری آمدند.
• توسعه شبکه های تلفن دیجیتال و استفاده فراگیر از آن ها در سازمان ها نیز این حوزه را تحت شعاع قرار داده اند.
• شبکه های اجتماعی و گسترش شدید آن ها در بین مردم بسیاری از رویکردها را در زمینه سامانه های اداری دچار تحولات اساسی کرده اند.
  به سیاهه فوق موارد بسیار دیگری را نیز می توان اضافه نمود. همه ی این موارد اتوماسیون اداری را به مفهومی بسیار گسترده و کاربردی تبدیل کرده است و تعریف آن را به همان میزان دشوارتر. به طوری که امروزه اتوماسیون اداری را نه به عنوان یک ابزار درون سازمانی بلکه به عنوان ابزارهای توسعه ارتباط بیرون سازمانی نیز تبدیل نموده است.

با همه چالش هایی که بدان اشاره شد؛ در این مقاله به دنبال آن هستیم که بتوانیم چارچوب اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تعریف نمائیم. آن چه به ما در این زمینه کمک می کند راه اندازی اتوماسیون اداری در بسیاری از سازمان های کشور است. امروزه ما کمتر سازمانی را می بینیم که از ابزارهای سیستم های جامع اداری که اتوماسیون بخشی از آن است، استفاده ننماید. از همین تجربه می توانیم برای مدل سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در سطح کلان نیز استفاده نمائیم.

سیستم های اتوماسیون اداری به لحاظ قابلیت هایی که برای مدیریت کارهای سازمانی پوشش می دهند؛ حوزه های مختلفی را دربر می گیرند که در این مستند به آن خواهیم پرداخت. در این راستا ذکر چند نکته الزامی است. اولاً شرکت های مختلف، معمولاً بنا به سلایق مختلف، از نام گذاری های متفاوتی استفاده می نمایند. ثانیاً این حوزه ها را ممکن است با ابتکارات و روش های مختلفی پیاده سازی نمایند. از همین رو در این مستند صرفا به این حوزه ها اشاره می شود و به نحوه اجرای آن ها در سیستم های مختلف پرداخته نمی شود.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/