نرم‌افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم‌افزار اتوماسیون اداری چیست؟

مطابق دانش‌نامه ویکی ‌پدیا، اتوماسیون اداری یا همان خودکارسازی اداری به مجموعه‌ای از ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری گفته می‌شود که برای ایجاد، گردآوری، ذخیره‌سازی، دست‌کاری و ویرایش و انتشار اطلاعات سازمانی و دفاتر کاری به منظور انجام وظایف عمومی و پایه سازمانی استفاده می‌شود. همانطور که از تعریف استاندارد اتوماسیون اداری برمی‌آید دامنه این تعریف بسیار گسترده و باز است. اما آنچه ما در این نوشتار به دنبال آن هستیم تعریف دقیق‌تری از حوزه ابزارهای نرم‌افزاری اتوماسیون اداری است.

آنچه که در حال حاضر در مورد سیستم‌های اتوماسیون اداری مرسوم است؛ مجموعه‌ای از قابلیت‌های مختلف مدیریتی است که با استفاده از آن‌ها می‌توان عملیات مختلف مربوط به فضای کاری افراد را مدیریت و تا حدی خودکار نمود. این قابلیت‌ها بیشتر در ذخیره‌سازی داده‌ها، به ویژه در انتقال الکترونیکی اطلاعات مابین ذینفعان مختلف و مدیریت و طبقه‌بندی اطلاعات متمرکز هستند. این قابلیت‌های مختلف مدیریتی کمک می‌کنند تا بتوانیم فعالیت‌هایی از این دست را مدیریت و بهینه نمائیم. اما همین تعریف مرسوم هم باز چالش برانگیز است. فضای کاری تعریف مشخصی ندارد و علاوه بر این افراد مختلف بسته به نوع شغل و جایگاه، فضای کاری کاملاً متفاوتی دارند. از طرف دیگر، افراد مختلف برای مدیریت فضای کاری خود نیز سلایق متنوع و متفاوتی دارند و همین امر نیز باعث شده است که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری موجود تنوع گسترده‌ای پیدا نمایند و کمتر از استانداردهای یکسان استفاده نمایند. بسیاری از این سیستم‌ها حتی تعاریف و مفاهیم پایه متفاوتی دارند.

برای این که بتوانیم این تعریف را دقیق‌تر کنیم؛ بایستی فضای کاری و کارها و وظایف پایه را بیشتر روشن نمائیم. منظور ما از فضای کاری و کارهای پایه، بیشتر فضا و کارهای اصلی است که در دفاتر کاری افراد، در حوزه‌های ستادی سازمان و معمولاً به شکل سنتی از پشت میز کاری آن‌ها انجام می‌شود.

  شما می توانید برای تاریخ و مناسبت امروز از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

اما علاوه بر مرزهای خاکستری تعاریف در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، گسترش فناوری نیز این مرزها را بیشتر توسعه داد و ابعاد جدیدی به آن اضافه نمود. برخی از آن‌ها در ذیل آمده است:

• شبکه‌های رایانه‌ای نه تنها در داخل سازمان‌ها گسترش پیدا نمود؛ بلکه با ظهور اینترنت و شبکه‌های گسترده، پا را از داخل سازمان فراتر گذاشته و کلیت جامعه را در بر گرفته است. به طوری که امروزه مفهوم جغرافیایی “میزکاری” آرام آرام در حال کمرنگ شدن است و هر جایی که دسترسی به شبکه وجود داشته باشد می تواند میزکاری شما باشد.
• فناوری‌های رایانه‌ای نیز گسترش زیادی پیدا کرده است و امروزه علاوه بر رایانه شخصی، لپ تاپ‌ها، تبلت‌ها و گوشی‌های تلفن همراه هم مانند یک رایانه شخصی به این مجموعه اضافه شده‌اند.
  بسیاری از فناوری‌های جدید در دیجیتال کردن داده‌ها مانند اسکنرها و یا امکانات ضبط صدا و تصویر و … نیز به کمک اتوماسیون اداری آمدند.
• توسعه شبکه‌های تلفن دیجیتال و استفاده فراگیر از آن‌ها در سازمان‌ها نیز این حوزه را تحت شعاع قرار داده‌اند.
• شبکه‌های اجتماعی و گسترش شدید آن‌ها در بین مردم بسیاری از رویکردها را در زمینه سامانه‌های اداری دچار تحولات اساسی کرده‌اند.
  به سیاهه فوق موارد بسیار دیگری را نیز می‌توان اضافه نمود. همه‌ی این موارد اتوماسیون اداری را به مفهومی بسیار گسترده و کاربردی تبدیل کرده است و تعریف آن را به همان میزان دشوارتر. به طوری که امروزه اتوماسیون اداری را نه به عنوان یک ابزار درون سازمانی بلکه به عنوان ابزارهای توسعه ارتباط بیرون سازمانی نیز تبدیل نموده است.

با همه چالش‌هایی که بدان اشاره شد؛ در این مقاله به دنبال آن هستیم که بتوانیم چارچوب اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تعریف نمائیم. آن چه به ما در این زمینه کمک می‌کند راه‌اندازی اتوماسیون اداری در بسیاری از سازمان‌های کشور است. امروزه ما کمتر سازمانی را می بینیم که از ابزارهای سیستم های جامع اداری که اتوماسیون بخشی از آن است، استفاده ننماید. از همین تجربه می‌توانیم برای مدل‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سطح کلان نیز استفاده نمائیم.

سیستم‌های اتوماسیون اداری به لحاظ قابلیت‌هایی که برای مدیریت کارهای سازمانی پوشش می‌دهند؛ حوزه‌های مختلفی را دربر می‌گیرند که در این مستند به آن خواهیم پرداخت. در این راستا ذکر چند نکته الزامی است. اولاً شرکت‌های مختلف، معمولاً بنا به سلایق مختلف، از نام‌گذاری‌های متفاوتی استفاده می‌نمایند. ثانیاً این حوزه‌ها را ممکن است با ابتکارات و روش‌های مختلفی پیاده‌سازی نمایند. از همین رو در این مستند صرفا به این حوزه‌ها اشاره می‌شود و به نحوه اجرای آن‌ها در سیستم‌های مختلف پرداخته نمی‌شود.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/